Ordner, Spam und Archiv

Ein gemeinsamer Posteingang funktioniert nur, wenn er aufgeräumt bleibt. Komma gibt dir dafür die klassischen Werkzeuge an die Hand.

Das Grundprinzip: Posteingang = offene Aufgaben

Bewährt hat sich die Regel: Im Posteingang liegt nur, was noch Aufmerksamkeit braucht. Alles Erledigte wandert ins Archiv. So sieht jedes Teammitglied auf einen Blick, was noch offen ist – und nichts geht unter.

Archivieren

Erledigte Mails archivierst du mit einem Klick. Archivierte Mails sind nicht gelöscht: Sie bleiben durchsuchbar und jederzeit auffindbar, verschwinden nur aus dem Posteingang.

Spam

Unerwünschte Mails landen im Spam-Ordner. Wirf gelegentlich einen Blick hinein – in seltenen Fällen wird auch eine legitime Mail aussortiert.

Papierkorb

Gelöschte Mails wandern zunächst in den Papierkorb und lassen sich von dort wiederherstellen. Endgültig gelöscht wird erst, wenn der Papierkorb geleert wird.

Tipps für die Teamarbeit

• Archivieren statt löschen – die Historie ist später oft Gold wert.
• Zeitnah beantworten oder archivieren – ein leerer Posteingang ist die beste Übergabe an Kolleg:innen.
• Absprachen treffen: Wer beantwortet was? Ein kurzes Team-Agreement verhindert doppelte Antworten.