Dossiers, spam et archives

Une boîte de réception commune ne fonctionne que si elle reste bien rangée. Komma te propose les outils classiques pour y parvenir.

Le principe de base : boîte de réception = tâches en cours

La règle suivante a fait ses preuves : la boîte de réception ne contient que ce qui nécessite encore ton attention. Tout ce qui est terminé va dans les Archives. Ainsi, chaque membre de l’équipe voit d’un seul coup d’œil ce qui reste à faire – et rien ne passe inaperçu.

Archiver

Tu archives les e-mails terminés en un clic. Les e-mails archivés ne sont pas supprimés : ils restent consultables et peuvent être retrouvés à tout moment ; ils disparaissent simplement de la boîte de réception.

Spam

Les e-mails indésirables atterrissent dans le dossier Spam. Jette-y un œil de temps en temps : dans de rares cas, un e-mail légitime peut s’y retrouver par erreur.

Corbeille

Les e-mails supprimés sont d’abord envoyés dans la corbeille et peuvent y être restaurés. Ils ne sont définitivement supprimés que lorsque la corbeille est vidée.

Conseils pour le travail en équipe

• Archive plutôt que de supprimer : l’historique vaut souvent son pesant d’or plus tard.
• Réponds rapidement ou archive : une boîte de réception vide, c’est le meilleur moyen de passer le relais à tes collègues.
• Mets-toi d’accord : qui répond à quoi ? Un petit accord d’équipe évite les réponses en double.